سياسة إتلاف البيانات

سياسة إتلاف البيانات الشخصية

يقوم مسؤول البيانات عيادة جينيك الخاصة (ERC Estetik Turizm Sağlık Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.) بحفظ بياناتكم الشخصية وإتلافها وفقًا للمبادئ العامة واللوائح المحددة في سياسة حفظ وإتلاف البيانات الشخصية هذه، والمُعدّة بما يتوافق مع التشريعات ذات الصلة، وعلى رأسها الدستور، وقانون حماية البيانات الشخصية رقم 6698، ولائحة حذف البيانات الشخصية أو إتلافها أو جعلها مجهولة الهوية.

تهدف الشركة من خلال هذه السياسة إلى وضع المبادئ والقواعد العامة المتعلقة بحفظ وإتلاف بيانات الأشخاص الطبيعيين التي تخضع لأنشطة معالجة البيانات الشخصية ضمن نطاق قانون حماية البيانات الشخصية (KVKK)، والوفاء بالالتزامات المحددة بموجب التشريعات.

الموافقة الصريحة: الموافقة التي يتم الإفصاح عنها بحرية إرادية، بناءً على الإحاطة بالمعلومات، والمتعلقة بموضوع محدد،

مجموعة المستلمين: فئة الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين الذين تُنقل إليهم البيانات الشخصية من قبل مسؤول البيانات،

جعل البيانات مجهولة الهوية: تحويل البيانات الشخصية إلى شكل يستحيل معه ربطها بأي شخص طبيعي محدد أو قابل للتحديد بأي طريقة، حتى عند مطابقتها مع بيانات أخرى.

المستخدم المعني: الأشخاص الذين يعالجون البيانات الشخصية داخل مؤسسة مسؤول البيانات أو بناءً على الصلاحيات والتعليمات التي تلقوها من مسؤول البيانات، باستثناء الشخص أو الوحدة المسؤولة عن التخزين الفني للبيانات وحمايتها ونسخها الاحتياطي،

الإتلاف: حذف البيانات الشخصية أو إتلافها أو جعلها مجهولة الهوية،

البيانات الشخصية: أي معلومات تتعلق بشخص طبيعي محدد أو قابل للتحديد (مثل الاسم واللقب، ورقم الهوية التركية، والبريد الإلكتروني، والعنوان، وتاريخ الميلاد، ورقم بطاقة الائتمان، ورقم الحساب المصرفي

الشخص المعني: الشخص الطبيعي الذي تتم معالجة بياناته الشخصية،

معالجة البيانات الشخصية: كل عملية تُجرى على البيانات، مثل الحصول عليها أو تسجيلها أو تخزينها أو حفظها أو تغييرها أو إعادة تنظيمها أو الإفصاح عنها أو نقلها أو استلامها أو إتاحتها أو تصنيفها أو منع استخدامها، سواء بوسائل مؤتمتة كليًا أو جزئيًا أو بوسائل غير مؤتمتة، شريطة أن تكون جزءًا من أي نظام لتسجيل البيانات،

البيانات الشخصية ذات الطبيعة الخاصة: البيانات المتعلقة بالعرق، والأصل العرقي، والفكر السياسي، والمعتقد الفلسفي، والدين، والطائفة أو المعتقدات الأخرى، والملابس والمظهر، والعضوية في الجمعيات أو المؤسسات أو النقابات، والصحة، والحياة الجنسية، والإدانات الجنائية والتدابير الأمنية، فضلًا عن البيانات البيومترية والجينية،

الإتلاف الدوري: عملية الحذف أو الإتلاف أو جعل البيانات مجهولة الهوية التي تُنفذ تلقائيًا وعلى فترات متكررة محددة في هذه السياسة، عند زوال جميع شروط معالجة البيانات الشخصية المنصوص عليها في قانون حماية البيانات الشخصية (KVKK)،

وسائط التسجيل التي تنظمها السياسة

تشمل جميع البيانات الشخصية الخاضعة لأنشطة معالجة البيانات ضمن نطاق قانون حماية البيانات الشخصية (KVKK). كما تشمل الوثائق المشار إليها في السياسة نسخها الورقية والرقمية على حد سواء.

تُحفظ جميع البيانات الشخصية الخاضعة لأنشطة معالجة البيانات ضمن نطاق قانون حماية البيانات الشخصية (KVKK)، والتي تتم معالجتها بوسائل مؤتمتة كليًا أو جزئيًا أو بوسائل غير مؤتمتة، شريطة أن تكون جزءًا من أي نظام لتسجيل البيانات، في الوسائط المذكورة أدناه:

أجهزة كمبيوتر الشركة، وحسابات البريد الإلكتروني، وأجهزة الكمبيوتر المكتبية، وأجهزة الموظفين (مثل الهواتف المحمولة)، ومساحات النسخ الاحتياطي، والملفات الورقية، والمجلدات، وسجل الزوار، وأقراص CD وDVD وUSB، ومحركات الأقراص الصلبة، والطابعات، وآلات التصوير، وما إلى ذلك.

الأسباب التي تستلزم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية وإتلافها

تستند أنشطة معالجة البيانات الشخصية إلى المبادئ التالية:

الامتثال للقانون وقواعد حسن النية،
ضمان دقة البيانات الشخصية وتحديثها عند الضرورة،
معالجة البيانات لأغراض محددة وواضحة ومشروعة،
أن تكون المعالجة مرتبطة بالغرض الذي جُمعت من أجله، ومحدودة ومتناسبة معه،
الاحتفاظ بها للمدة المنصوص عليها في التشريعات ذات الصلة أو اللازمة للغرض الذي عولجت من أجله.

تحتفظ شركتنا بالبيانات الشخصية وتستخدمها لأغراض معالجة البيانات الشخصية واستنادًا إلى شروط معالجة البيانات الشخصية الواردة في المادتين 5 و6 من KVKK والمبينة أدناه، وفي حال زوال جميع هذه الشروط، تقوم بإتلاف البيانات الشخصية تلقائيًا أو بناءً على طلب صاحب البيانات الشخصية:

وجود موافقة صريحة من صاحب البيانات الشخصية: تتمثل أولى شروط معالجة البيانات الشخصية في الحصول على موافقة صريحة من صاحبها.

النص عليها صراحةً في القوانين: يجوز معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات بصورة قانونية دون الحصول على موافقته الصريحة، إذا كان ذلك منصوصًا عليه صراحةً في القوانين.

تعذر الحصول على الموافقة الصريحة من صاحب البيانات الشخصية بسبب الاستحالة الفعلية: يجوز معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات إذا كانت معالجة بياناته ضرورية لحماية حياة الشخص نفسه أو حياة شخص آخر أو سلامة جسده، عندما يكون غير قادر على التعبير عن موافقته بسبب الاستحالة الفعلية أو عندما لا يُعتد بموافقته.

وجود صلة مباشرة بإبرام العقد أو تنفيذه: يجوز معالجة البيانات الشخصية إذا كانت معالجة البيانات الشخصية الخاصة بأطراف العقد ضرورية، شريطة أن تكون مرتبطة مباشرة بإبرام العقد أو تنفيذه.

الالتزام القانوني: يجوز معالجة بيانات صاحب البيانات الشخصية إذا كانت معالجة البيانات ضرورية لوفاء شركتنا بالتزاماتها القانونية.

إتاحة صاحب البيانات الشخصية لبياناته الشخصية للعامة: إذا كان صاحب البيانات قد أتاح بياناته الشخصية للعامة بنفسه، فيجوز معالجة البيانات الشخصية ذات الصلة بالقدر الذي تم به إتاحتها للعامة.

ضرورة معالجة البيانات لإثبات حق أو ممارسته أو حمايته: يجوز معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات إذا كانت معالجة البيانات ضرورية لإثبات حق أو ممارسته أو حمايته.

ضرورة معالجة البيانات لتحقيق مصلحة شركتنا المشروعة: يجوز معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات إذا كانت معالجة البيانات ضرورية لتحقيق المصالح المشروعة لشركتنا، شريطة ألا تضر بالحقوق والحريات الأساسية لصاحب البيانات الشخصية.

حذف البيانات الشخصية أو إتلافها أو جعلها مجهولة المصدر

تُحذف البيانات الشخصية أو تُتلف أو تُجعل مجهولة المصدر من قِبل الشركة، بناءً على طلب الشخص المعني، أو تلقائيًا، في حال تغيير أو إلغاء أحكام التشريعات ذات الصلة التي تشكل أساسًا لمعالجة البيانات الشخصية، أو زوال الغرض الذي يستلزم معالجتها أو الاحتفاظ بها، أو سحب الشخص المعني لموافقته الصريحة في الحالات التي تتم فيها معالجة البيانات الشخصية استنادًا فقط إلى شرط الموافقة الصريحة، أو انقضاء الحد الأقصى للمدة اللازمة للاحتفاظ بالبيانات الشخصية وعدم وجود أي شرط يبرر الاحتفاظ بها لمدة أطول.

ما لم يصدر قرار مخالف عن مجلس حماية البيانات الشخصية، تختار شركتنا الطريقة المناسبة من بين حذف البيانات الشخصية أو إتلافها أو جعلها مجهولة المصدر تلقائيًا، وفقًا للإمكانات التكنولوجية وتكاليف التنفيذ. وفي حال طلب صاحب البيانات الشخصية، يتم توضيح مبررات الطريقة المناسبة. ويتم اتخاذ التدابير الفنية والإدارية اللازمة في كل من هذه العمليات.

التدابير التقنية والإدارية المتخذة

تتخذ شركتنا، وفقًا للمادة 12 من KVKK وأحكام اللائحة والمبادئ العامة المذكورة أعلاه وهذه السياسة وقرارات مجلس حماية البيانات الشخصية، التدابير التقنية والإدارية اللازمة فيما يتعلق بالمسائل الواردة أدناه، بما يتناسب مع الإمكانات التكنولوجية وتكاليف التنفيذ:

تم تحديد البرمجيات والأجهزة اللازمة. ويتم استخدام كلمات مرور قوية على أجهزة الكمبيوتر وحسابات البريد الإلكتروني.
تم نقل المعلومات التي يجب حمايتها لضمان حماية بيانات العملاء إلى موظفينا من خلال التدريبات، كما تم توثيق مسؤولياتهم خطيًا بموجب عقود العمل. (اتفاقيات السرية) ويستمر هذا الالتزام حتى بعد انتهاء خدمة الأشخاص المعنيين.
تم إنشاء البنية التحتية اللازمة لأغراض النسخ الاحتياطي لجميع البيانات.
تم تحديد الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات على أجهزة الكمبيوتر.
لا يتم تقديم ملفات ومعلومات العملاء إلا إلى أصحابها، أو إلى أقاربهم الذين قدموا موافقة خطية، أو إلى المؤسسات والجهات العامة المعنية في إطار التشريعات، أو إلى السلطات القضائية المختصة في الحالات القضائية.
قبل البدء في معالجة البيانات الشخصية، تفي المؤسسة بالتزامها بإبلاغ الأشخاص المعنيين.
تم إعداد سجل معالجة البيانات الشخصية.

فترات الاحتفاظ والإتلاف

تحتفظ شركتنا بالبيانات الشخصية وتتلفها فقط للمدة المحددة في التشريعات التي تلتزم بها أو للمدة اللازمة لتحقيق الغرض الذي عولجت من أجله.

في حال تقدم صاحب البيانات الشخصية إلى شركتنا طالبًا إتلاف بياناته الشخصية:

إذا زالت جميع شروط معالجة البيانات الشخصية: يتم البت في طلب صاحب البيانات الشخصية خلال مدة لا تتجاوز ثلاثين يومًا، وإبلاغه بالنتيجة، وإذا كانت البيانات الشخصية محل الطلب قد نُقلت إلى أطراف ثالثة، يتم إبلاغ الطرف الثالث بذلك، وضمان اتخاذ الإجراءات اللازمة لديه.

إذا لم تزل جميع شروط معالجة البيانات الشخصية: يجوز رفض طلب صاحب البيانات الشخصية، مع توضيح أسباب الرفض وفقًا للفقرة الثالثة من المادة 13 من KVKK، ويتم إبلاغ صاحب البيانات الشخصية بالرد الرافض خطيًا أو عبر الوسائل الرقمية خلال مدة لا تتجاوز ثلاثين يومًا.

فترات الإتلاف الدورية

يتم إتلاف البيانات الشخصية خلال أول عملية إتلاف دورية تلي التاريخ الذي ينشأ فيه الالتزام بإتلاف البيانات الشخصية. وفي هذا السياق، عند نشوء الالتزام بإتلاف البيانات الشخصية، تُخضع البيانات لعملية الإتلاف على فترات مدتها 6 أشهر.

العملية	مدة الاحتفاظ	مدة الإتلاف
إعداد العقود	10 سنوات من تاريخ انتهاء العقد	خلال أول فترة إتلاف دورية تلي انتهاء مدة الاحتفاظ
تنفيذ عمليات الموارد البشرية	10 سنوات من تاريخ انتهاء النشاط	خلال أول فترة إتلاف دورية تلي انتهاء مدة الاحتفاظ
تنفيذ عمليات الوصول إلى الأجهزة والبرمجيات	5 سنوات	خلال أول فترة إتلاف دورية تلي انتهاء مدة الاحتفاظ
تسجيل الزوار والمشاركين في الاجتماعات	5 سنوات	خلال أول فترة إتلاف دورية تلي انتهاء مدة الاحتفاظ
سجل البيانات الصحية الشخصية	للمدة المحددة في التشريعات	خلال أول فترة إتلاف دورية تلي انتهاء مدة الاحتفاظ
بيانات الهوية	للمدة المحددة في التشريعات	خلال أول فترة إتلاف دورية تلي انتهاء مدة الاحتفاظ
تسجيلات كاميرات المراقبة	يتم الاحتفاظ بها لمدة لا تقل عن شهرين وفقًا للائحة المستشفيات الخاصة.	خلال أول فترة إتلاف دورية تلي انتهاء مدة الاحتفاظ

تُعد هذه السياسة نافذة اعتبارًا من تاريخ نشرها على الموقع الإلكتروني.